Kerstfeest organiseren voor je bedrijf: zo pak je het stap voor stap aan
Een kerstfeest organiseren voor je bedrijf? Met ons stappenplan kies je het moment, de workshop en het programma, en wij zetten alles klaar in onze bakstudio in De Lier.
Kerstfeest organiseren bedrijf: waar begin je?
Wie het kerstfeest organiseren bedrijfsbreed op zich neemt, krijgt er naast het gewone werk een flinke klus bij. Dat kan iemand van HR zijn, een office manager of een bestuurslid van de personeelsvereniging. De vragen stapelen zich snel op: welke datum, welke locatie, wat gaan we doen en hoe past een lunch of vergadering erbij? Wij zijn Taart Beleving uit De Lier in het Westland en organiseren creatieve taartworkshops voor bedrijven en personeelsverenigingen. Sinds 2024 kwamen er ruim 600 deelnemers bij ons over de vloer, onder wie ruim 200 uit zakelijke groepen. Uit al die aanvragen weten we welke keuzes een organisator moet maken en in welke volgorde dat het prettigst werkt.
Het samen bezig zijn staat bij ons al vanaf het begin centraal. In 2018 startte Taart Beleving gewoon bij ons thuis, omdat Jamey dol was op taarten maken. Die taarten moesten natuurlijk wel ergens terechtkomen, dus ging ze ze verkopen. Alleen gaf juist dat haar geen energie: het maken zelf vond ze leuk, en dan vooral samen met anderen. Zo kwamen we bij workshops uit, en wat thuis begon, werd uiteindelijk onze eigen professionele bakstudio in De Lier.
Daarom hebben we het kerstfeest organiseren bedrijfsmatig opgedeeld in zeven stappen. Je begint bij het moment, daarna vraag je op tijd aan, kies je een workshop, bouw je het programma op en geef je wensen door. Tot slot lees je wat wij klaarzetten en wat bij jullie ligt, en hoe je collega’s meeneemt die er niet bij kunnen zijn. De gedachte achter ons kerstaanbod is eenvoudig: samen het jaar afsluiten. Een kerstfeest voor je bedrijf organiseren draait uiteindelijk om dat ene moment waarop het hele team even samen is.
Een kerstfeest voor je bedrijf in zeven stappen
Kies het moment
In december: maandag, vrijdag of zaterdag, overdag en bij uitzondering ’s avonds. In de kerstvakantie ook dinsdag, woensdag en donderdag.
Vraag op tijd aan
Er is geen uiterste boekingsdatum, maar zakelijke groepen boeken vaak ongeveer twee maanden van tevoren. Hoe eerder, hoe meer keuze.
Kies de workshop
Kerst Basis (2 uur, tot 19 personen), Kerst Sloffen of Kerst Drip (4 uur, tot 16 personen).
Stel het programma samen
Lunch voor of na de workshop, een vergadermoment of een extra pauzemoment met iets lekkers.
Geef wensen en allergieën door
Bij je aanvraag, dan bekijken we samen de mogelijkheden. Een eigen idee voor het team kan ook.
Regel iets voor wie niet kan
Een cadeaubon met vrij bedrag of voor een specifieke workshop.
Wij zetten alles klaar
Jullie komen binnen in een studio in kerstsfeer en gaan met een eigen kerstcreatie naar huis.
Kerstfeest organiseren bedrijf, stap 1: kies het moment
De eerste keuze is het moment, want daar hangt de rest van af. In december kun je voor een zakelijke kerstworkshop kiezen uit de maandag, de vrijdag en de zaterdag, overdag en bij uitzondering ’s avonds. Tijdens de kerstvakantie verruimen we dat en zijn ook dinsdag, woensdag en donderdag mogelijk. Bij het kerstfeest organiseren bedrijfsbreed is het slim om eerst te peilen welke dag voor de meeste collega’s werkt en pas daarna aan te vragen.
Houd er daarnaast rekening mee dat de kerstperiode bij ons langer duurt dan alleen december. Al vanaf de tweede week van november is de studio in kerstsfeer aangekleed, en dat blijft zo tot en met de eerste week van januari. Zit december bij jullie vol met deadlines, vraag dan ook naar de mogelijkheden in november of in de eerste week van januari. De ontvangst is dan net zo kerstig, met koffie, thee of op verzoek warme chocolademelk met slagroom. Welk moment en welke workshop het beste bij jullie programma passen, bekijken we per aanvraag.
Denk bij het kiezen van het moment ook meteen aan de lengte van het programma. Een workshop van 2 uur past makkelijker in een dagdeel dan een workshop van 4 uur, zeker als je er een lunch of vergadering aan vastkoppelt. Kies je voor een zaterdag, dan valt het kerstfeest buiten de werkweek, terwijl een maandag of vrijdag binnen de werkweek valt. Beide keuzes zijn logisch, maar ze vragen om een andere afstemming met collega’s. Die afweging maak je bij het organiseren van een bedrijfskerstfeest beter vroeg dan laat.
Stap 2: vraag het kerstfeest op tijd aan
Een vaste deadline om te boeken is er niet: zolang er beschikbaarheid is, kun je aanvragen. Toch leggen zakelijke groepen hun datum in de praktijk vaak zo’n twee maanden vooruit vast, helemaal als het om een bepaalde datum of tijd gaat. Voor december zien we dat bedrijven vaak ruim van tevoren plannen. Vroeg aanvragen betekent meer keuze uit de beschikbare momenten. Wie het kerstfeest organiseren bedrijfsbreed pas in december oppakt, kan nog steeds terecht als er plek is, maar heeft minder te kiezen.
Om het kerstfeest organiseren bedrijfsmatig op gang te brengen, hoef je niet te wachten tot alles vaststaat. Met een voorkeursdag, een verwachte groepsgrootte en een idee van de workshop kunnen we al kijken wat mogelijk is. De beschikbaarheid bevestigen we per aanvraag. Staat er al een datum in je hoofd, laat die dan niet te lang liggen.
Die twee maanden zijn geen regel, maar een patroon dat we terugzien bij zakelijke groepen. Collega’s hebben volle agenda’s en in december lopen veel zaken tegelijk. Door vroeg een datum vast te leggen, kun je het kerstfeest aankondigen voordat die agenda’s vollopen. Wil je het kerstfeest organiseren bedrijfsmatig slim plannen en de drukte van december zoveel mogelijk ontwijken, dan helpt een vroege aanvraag.
Kerstfeest organiseren bedrijf, stap 3: kies de workshop die past
Bij de keuze van de workshop spelen twee dingen een rol: hoeveel tijd jullie hebben en hoe groot de groep is. We bieden drie zakelijke kerstworkshops aan. Bij alle drie gaat iedere deelnemer met een eigen kerstcreatie naar huis en is geen bakervaring nodig. Elke techniek lichten we stap voor stap toe, en we lopen de hele workshop met de groep mee. Tijdens elke workshop staat kerst centraal, want de taarten en sloffen worden gedecoreerd met kerstdecoraties. Leg bij het kerstfeest organiseren bedrijfsagenda en groepsgrootte daarom eerst naast elkaar, want de workshopkeuze bepaalt grotendeels hoe de rest van het programma eruitziet.
Twijfel je of dit bij jullie organisatie past, dan helpt het om te weten wie er al kwamen. We ontvingen onder andere financiële bedrijven, management van scholen, kappers, een gemeente, makelaars, keuringsorganisaties, vrijwilligersorganisaties en een lunchroom. Of iemand thuis vaak bakt of bijna nooit, maakt daarbij niet uit. Voor wie een kerstfeest voor het hele bedrijf organiseert, is dat een geruststelling, want je hoeft niet te kiezen wie wel of niet handig is in de keuken.
Kerst Basis: twee uur, tot 19 personen
Kerst Basis duurt 2 uur en is geschikt voor maximaal 19 personen. In die twee uur maak je chocoladebotercrème en snijd je de cake, waarna je de taart opsluit, afsmeert en in kerstsfeer decoreert. Deze workshop kost €49,95 per persoon, exclusief btw. Heb je een krap tijdsblok, of wil je de workshop combineren met een vergadering en een lunch, dan is dit de handigste keuze. Ook wie bij het kerstfeest organiseren bedrijfsbudget en beschikbare tijd tegen elkaar moet afwegen, komt goed uit met Kerst Basis.
Kerst Sloffen en Kerst Drip: vier uur, tot 16 personen
Kerst Sloffen en Kerst Drip duren allebei 4 uur, zijn geschikt voor maximaal 16 personen en kosten €75,50 per persoon, exclusief btw. In Kerst Sloffen werk je met sloffendeeg, spijs en een bijpassende vulling: je maakt ze zelf, spuit de vulling op en decoreert het resultaat. Iedere deelnemer maakt daarbij twee sloffen. Kerst Drip begint met aardbeiencompote en botercrème, waarmee je de taart vult en afsmeert, en eindigt met zelfgemaakte chocoladeganache, drippen en decoreren. Deze workshops passen bij teams die een groter deel van de dag vrijmaken.
Voor grotere groepen werkt het anders: vanaf 16 personen hanteren we andere prijzen en krijg je van ons een voorstel op maat. Twijfel je tussen de drie workshops, laat ons dan weten hoeveel tijd er is en hoe groot de groep wordt. Dan denken we mee over de workshop die bij jullie past.
Stap 4: bouw het programma rond de workshop
Je kunt er ook meer van maken dan alleen een workshop. Zakelijke groepen doen dat regelmatig: ze lunchen eerst en gaan daarna de workshop in, of draaien die volgorde om. Ook een vergadermoment past in het programma, bijvoorbeeld om samen terug te kijken op het jaar voordat jullie de bakstudio in gaan. Daarnaast kiezen sommige bedrijven voor een extra pauzemoment met iets lekkers. Vergaderen, lunch en workshop kunnen zo allemaal onder één dak. Voor wie bij het kerstfeest organiseren bedrijfsoverleg en ontspanning wil combineren, is dat de eenvoudigste opzet.
Voor de organisator scheelt dat veel schakelwerk. Je hoeft geen tweede locatie te boeken voor de vergadering en de groep hoeft zich tussendoor niet te verplaatsen. Bij binnenkomst sta je direct bij onze grote vergadertafel, met zicht op de bakstudio, de opvallende roze bloemetjesmuur en de werktafels. Wie een kerstviering voor het bedrijf wil combineren met een inhoudelijk moment, heeft zo alles op één plek.
Er zijn ook dingen die we niet doen, en dat is goed om vooraf te weten. Borrelen kan, alleen schenken wij zelf geen alcohol. Ook een diner hoort niet bij ons aanbod, want daar ligt onze kracht niet. Wil je de dag afsluiten met een diner, dan plan je dat op een andere plek. Neem dat mee in het draaiboek waarmee je het kerstfeest organiseren bedrijfsbreed coördineert, dan weet je precies welk deel je bij ons onderbrengt.
Kerstfeest organiseren bedrijf, stap 5: geef wensen en allergieën door
De aanvraag is het moment om alles te noemen wat voor jullie groep belangrijk is. Is er iemand met een allergie, meld dat dan in je aanvraag, zodat we samen naar de mogelijkheden kunnen kijken. Laat ook weten of de workshop in het Nederlands of in het Engels moet, want beide kunnen. Wil je bij de ontvangst warme chocolademelk met slagroom, zeg het dan, want die schenken we op verzoek. Hoe vollediger de aanvraag, hoe minder er op de dag zelf nog geregeld hoeft te worden.
Wil je iets persoonlijks aan de workshop toevoegen? Daar denken we graag in mee, al bekijken we samen met jullie wat precies mogelijk is. Wil je bij het kerstfeest organiseren bedrijfseigen elementen terug laten komen, vertel het ons dan bij de aanvraag. Zo krijgt het feest een eigen tintje, zonder dat jij alles zelf hoeft uit te werken.
Vertel ons met hoeveel collega’s jullie komen en welke dag jullie voorkeur heeft. Wij kijken welke kerstworkshop en welk moment passen.
Stap 6: wat wij regelen en wat bij jullie ligt
Laat je het kerstfeest van je bedrijf liever organiseren, dan wil je zo weinig mogelijk zelf regelen. Wij nemen een groot deel uit handen, maar niet alles, en dat zeggen we liever vooraf. Wij zorgen dat de studio in kerstsfeer is aangekleed en dat alles voor de workshop klaarligt en is voorbereid bij aankomst. We ontvangen de groep rustig aan de grote tafel met koffie of thee, zodat iedereen eerst even kan binnenkomen. Tijdens de workshop leggen we alles stap voor stap uit en begeleiden we de deelnemers, en aan het einde gaat ieder met een eigen kerstcreatie naar huis.
Bij jullie ligt vooral het deel voor en na de studio. Jullie kiezen de datum, geven de groepsgrootte en wensen door en laten collega’s weten waar en wanneer ze worden verwacht. Ook het vervoer naar De Lier regelen jullie zelf. In de praktijk rijden zakelijke groepen tot ongeveer 45 minuten naar ons toe, en bij de studio is ruime parkeergelegenheid voor maximaal 20 auto’s. Onze klanten komen onder andere uit Schiedam, Den Haag, Maassluis, Delft, Rotterdam, Hoek van Holland, Vlaardingen en het Westland. Met die verdeling blijft het kerstfeest organiseren bedrijfsmatig goed te overzien.
Eén ding hoef je als organisator helemaal niet te regelen: de gezelligheid. Het kan zijn dat een groep aan het begin nog wat stilletjes is. Staan collega’s eenmaal samen aan de werkbank, dan kijken ze bij elkaar mee, springen ze bij met een techniek of vulling en ontstaan de gesprekken als vanzelf. Hoe langer de workshop duurt, hoe ontspannener en gezelliger de sfeer wordt. Een spel of competitie is dus overbodig, want samen iets maken brengt de groep vanzelf bij elkaar.
Stap 7: denk aan collega's die er niet bij kunnen zijn
Er kunnen altijd collega’s zijn die op de gekozen dag niet kunnen. Daarvoor kun je cadeaubonnen inzetten als kerstcadeau voor medewerkers. Je kiest voor een cadeaubon met een vrij te bepalen bedrag of voor een bon voor een specifieke workshop. De medewerker kan de bon later gebruiken voor een workshop bij Taart Beleving. Zo houd je bij het kerstfeest organiseren bedrijfsbreed ook rekening met wie er op de dag zelf niet bij kan zijn. Wil je bonnen bestellen, neem dan contact met ons op, dan bespreken we de mogelijkheden.
Kerstfeest organiseren bedrijf: vraag jullie datum aan
Heb je de stappen doorlopen, dan is de aanvraag het laatste onderdeel. Voor ons begint het kerstfeest organiseren voor jullie bedrijf op dat moment, met één bericht van jou. Stuur ons jullie voorkeursdag of een paar opties, het verwachte aantal collega’s en de workshop die jullie aanspreekt. Vermeld erbij of er een lunch, een vergadermoment of een pauzemoment met iets lekkers bij hoort. Geef ook allergieën en de gewenste taal door. Wij kijken welk moment en welke workshop het beste bij jullie programma passen en bevestigen de beschikbaarheid. Daarna staat alles voor jullie klaar, en kunnen jullie op de dag zelf samen het jaar afsluiten.
Veelgestelde vragen over kerstfeest organiseren bedrijf
Wanneer begin je met het organiseren van een kerstfeest voor je bedrijf?
Er is geen harde deadline: boeken kan zolang er nog plek is. Zakelijke groepen vragen in de praktijk vaak ongeveer twee maanden vooraf aan. Dat geldt zeker als jullie aan een specifieke datum of tijd vastzitten. Voor december plannen bedrijven vaak ruim vooruit. Hoe eerder je aanvraagt, hoe meer momenten nog open zijn. Begin daarom met het peilen van een geschikte dag binnen het team. Stuur daarna een aanvraag met jullie voorkeur, dan bevestigen wij de beschikbaarheid. Heb je al een datum in je hoofd, stel het aanvragen dan niet uit.
Wat regelen jullie en wat regelt het bedrijf zelf?
Wij zorgen dat de studio in kerstsfeer is aangekleed en dat alles voor de workshop klaarligt. Aan de grote tafel ontvangen we de groep met koffie of thee, of op verzoek met warme chocolademelk met slagroom. Tijdens de workshop leggen we de technieken stap voor stap uit en begeleiden we de deelnemers. Een lunch, een vergadermoment of een extra pauzemoment met iets lekkers kan bij ons onder één dak. Jullie kiezen de datum en geven de groepsgrootte, wensen en allergieën door. Ook het vervoer naar De Lier en het informeren van collega’s liggen bij jullie. Bij de studio is ruime parkeergelegenheid voor maximaal 20 auto’s. Alcohol schenken we zelf niet en een diner bieden we niet aan.
Hoe kies je tussen de drie kerstworkshops?
Kijk eerst naar de tijd die jullie hebben en de grootte van de groep. Kerst Basis duurt 2 uur en is geschikt voor maximaal 19 personen. Die workshop kost €49,95 per persoon, exclusief btw, en laat ruimte over voor een lunch of vergadering. Kerst Sloffen en Kerst Drip duren allebei 4 uur en zijn geschikt voor maximaal 16 personen. Ze kosten €75,50 per persoon, exclusief btw. Bij Kerst Sloffen maakt iedere deelnemer twee sloffen, bij Kerst Drip bouw je een taart op met aardbeiencompote, botercrème en chocoladeganache. Voor 16 personen of meer stellen we een voorstel op maat op. Twijfel je, vertel ons dan jullie tijd en groepsgrootte, dan denken we mee.
Kan het kerstfeest ook 's avonds?
In december zijn zakelijke kerstworkshops mogelijk op maandag, vrijdag en zaterdag. Dat is in principe overdag. Bij uitzondering kan een workshop ook ’s avonds plaatsvinden. Of dat voor jullie datum lukt, bekijken we per aanvraag. Vermeld daarom in je aanvraag dat jullie de voorkeur geven aan een avond. Geef er ook een paar alternatieven overdag bij, zodat we samen de beste optie kunnen kiezen. Tijdens de kerstvakantie kunnen groepen daarnaast op dinsdag, woensdag en donderdag komen. Wat er vrij is, bevestigen we altijd per aanvraag.
Hoe geef je allergieën door?
Allergieën geef je door bij je aanvraag. Dan bekijken we samen welke mogelijkheden er zijn. Het helpt als je zo concreet mogelijk aangeeft om welke allergie het gaat en bij hoeveel deelnemers. Zo kunnen we het vooraf met je bespreken. Dat is prettig, want bij binnenkomst ligt alles voor de workshop al klaar. Wil je de workshop combineren met een lunch, noem de allergieën dan ook voor dat onderdeel. Twijfel je of iets relevant is, meld het dan gewoon. Liever bespreken we het vooraf dan dat iemand op de dag zelf voor verrassingen staat.
Kan het kerstfeest ook begin januari?
Ja, want onze kerstperiode duurt tot en met de eerste week van januari en begint al in de tweede week van november. In die hele periode is de studio in kerstsfeer aangekleed. Een kerstfeest in de eerste week van januari heeft bij ons dus nog dezelfde kerstbeleving. Voor teams met een volle decemberagenda kan dat een goede uitwijkmogelijkheid zijn. Welke dagen begin januari beschikbaar zijn, bevestigen we per aanvraag. Na de kerstperiode stopt het seizoensaanbod niet, want de sfeer en decoratie veranderen mee met het moment van het jaar. Na kerst volgt een oudejaarsworkshop en daarna een nieuwjaarsworkshop. Vraag gerust naar de actuele invulling als jullie later in januari willen komen.
Wat als ons team groter is dan 19 personen?
Aan Kerst Basis kunnen maximaal 19 personen meedoen. Voor Kerst Sloffen en Kerst Drip ligt de grens op 16 personen. Vanaf 16 personen gelden andere prijzen en maken we een voorstel op maat. Is jullie team groter dan 19 personen, neem dan contact met ons op. Dan bekijken we samen welke mogelijkheden er voor jullie groep zijn. Vermeld in je aanvraag hoeveel collega’s er ongeveer meegaan en welke dagen jullie in gedachten hebben. Voor collega’s die niet mee kunnen, kun je ook cadeaubonnen geven. Zo kunnen zij later alsnog een workshop bij ons volgen.
Bieden jullie ook een diner aan?
Nee, een diner bieden we niet aan. Daar ligt onze kracht niet. Waar we wel goed in zijn: een verzorgde ontvangst, een studio die klaarstaat en samen maken aan de werkbank. Wel kun je de workshop combineren met een lunch, voor of na de workshop. Ook een vergadermoment of een extra pauzemoment met iets lekkers kan onderdeel zijn van het programma. Een borrel is mogelijk, maar wij schenken zelf geen alcohol. Wil je de dag afsluiten met een diner, dan plan je dat op een andere locatie. Laat bij je aanvraag weten hoe jullie dag eruitziet, dan kijken we welk moment voor de workshop daar het beste bij past.
Onze bakstudio in De Lier staat voor jullie klaar. Vraag een datum aan of stel je vraag, dan denken we met je mee.
